Das Reisemanagement ist für viele Unternehmen ein enormer Aufwand. Wie die Digitalisierung auch hier einiges verändert und vor allem vereinfacht, erzählt Michael Kleine-Beckel, von der KWP team HR, im Interview.

Herr Kleine-Beckel, das Thema Travelmanagement ist in aller Munde. Warum ist das so?

Das Thema wird immer relevanter. Die Kosten für Reisen werden regelmäßig unterschätzt. So hat Aberdeen Research herausgearbeitet, dass Unternehmen durchschnittlich 8 bis 12 Prozent ihres Gesamtbudgets für Reisen aufwenden. Gleichzeitig beklagen 33 Prozent der Unternehmen eine hohe Intransparenz in diesem Bereich. In der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2016 wurden die Interviewpartner gebeten zu schätzen, wie viel Prozent bei ihnen zusätzlich als indirekte Kosten entstanden sind, gemessen an den Geschäftsreisekosten für das Jahr 2015. 53 Prozent der Betriebe konnten diese Schätzung nicht abgeben. Das bedeutet, dass ein ganz großer Kostenblock für viele Unternehmen einer Black-Box gleichkommt.

Dann ist es doch aber unverständlich, dass ein solches Thema erst in der letzten Zeit so stark in den Fokus der Firmen gerät?

Das hängt aber vielleicht einfach auch mit dem Prozess zusammen. Bisher war es sehr schwierig den Reiseprozess zu vereinfachen. In vielen Unternehmen ist es noch üblich nach einer Geschäftsreise aufwendige Formulare auszufüllen, Belege aufzukleben und das so miteinander zu verzahnen, dass die Reisekostenstelle möglichst wenig Aufwand hat, die Belege durchzusehen. Für beide Seiten ein ineffizienter und mühseliger Prozess.

Das geht doch bestimmt auch einfacher, oder?

Natürlich. Die meisten von uns nutzen das Smartphone um Fotos zu machen und über WhatsApp zu versenden. Mit Concur Travelmanagement funktioniert das für den Reisenden ganz ähnlich. Mit der Concur App kann ich meine aktuelle Geschäftsreise öffnen, einfach Belege abfotografieren und sie abspeichern. Ob der Beleg aufbewahrt werden muss, ist dann eine Frage der Abstimmung mit dem Finanzamt des Unternehmens. In unserem Unternehmen werden wir diese Belege zukünftig vernichten, weil der abfotografierte Beleg dem Finanzamt genügt. Die Zettelwirtschaft entfällt damit komplett.


Geht das denn nicht direkt? Kann man sich das Abfotografieren der Belege nicht auch sparen?

Das ist teilweise auch schon möglich. Viele von uns nutzen Apps wie bspw. „HRS“, „MyTaxi“ oder „Sixt“. Viele dieser Apps haben bereits integrierte Schnittstellen zu Concur. Sie bestellen über MyTaxi eine Taxifahrt, an deren Ende Sie eben nicht mehr bar bezahlen und eine handschriftliche Quittung erhalten, sondern Sie bezahlen bargeldlos über die Kreditkarte und die Rechnung wird direkt nach Concur übertragen. Kein Aufkleben und noch nicht mal mehr ein Abfotografieren. Das Gleiche gilt für Hotelbuchungen über verschiedenste Portale oder Hotelketten.

In der Vergangenheit hat man immer wieder gehört, dass die Integration zwischen Concur und SAP noch nicht standardmäßig funktioniert. Sind denn diese Integrationsthemen mittlerweile gelöst?

Tatsächlich gab es hier anfangs zwar kundenindividuelle Schnittstellen, aber die Out of the box-Integration ließ etwas auf sich warten. Heute haben wir genau diese vordefinierten Integrationsszenarien zwischen SAP ERP und Concur.

Und was bedeutet das für die Unternehmen?

Dass sie je nach Komplexität zwischen zwei Paketen zum Festpreis auswählen können. In beiden Paketen erhalten sie eine Integration von Concur in ihr SAP ERP System. Die Pakete unterscheiden sich ausschließlich in der Frage, für wieviel Buchungskreise, Buchungsvarianten und Mandanten diese Integration vorzusehen ist.

Was empfehlen Sie Unternehmen, die entweder heute schon Concur nutzen oder Interesse an einer Nutzung haben?

Sprechen Sie uns persönlich an, z.B. auf unserem kostenlosen Fokustag zum Thema "Reisekosten einfacher abrechnen" am 27.10. in Ratingen:

Zur Anmeldung

Und wenn Sie gerne mehr über HR-Themen, die SAP Strategie und die Digitalisierung im Personalwesen erfahren möchten besuchen Sie uns einfach auf dem HR forum in Ulm am 16.November. Mehr erfahren Sie unter http://www.hrforum2016.de/

Vielen Dank für das Gespräch.

Über Michael Kleine-Beckel

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