Gehe ich von unseren mittelständischen Kunden aus, hat eine Personalakte im Schnitt circa 40 Seiten. Je nachdem wie lange der Mitarbeiter schon im Unternehmen beschäftigt ist, müssen alle Unterlagen, angefangen beim Bewerbungsprozess (Einreichen von Bewerbungsschreiben, Notizen des Vorstellungsgesprächs) über den Personalentwicklungsprozess (Weiterbildungen, Förderungsmaßnahmen, Arbeitszeitänderungen) bis hin zu den regelmäßig stattfindenden Mitarbeitergesprächen abgelegt und bei Bedarf schnell wiedergefunden werden. Das macht bei einem Unternehmen mit 800 Mitarbeitern 32.000 Seiten, die heute größtenteils in herkömmlichen Aktenordern in Archiven stehen.

Doppelte Datenhaltung ist aufwändig

Was das nach sich zieht, kann man sich einfach ausmalen: Der Platz für all das Papier muss zur Verfügung gestellt werden. Er muss – denn es handelt sich hier um hochsensible Daten – entsprechend gesichert und schnell zugänglich sein, will man lange Wege für die Mitarbeiter vermeiden. Arbeitet der Personaler im Home Office und muss spontan auf eine Akte zugreifen, hat er sie nicht zur Hand. Das Ergebnis in vielen Personalabteilungen ist daher heute eine sehr aufwändige doppelte Datenhaltung, die viele Ressourcen kostet.

Gleiches gilt für viele andere Unternehmensbereiche, wie Vertragsakten etc., die nicht minder sensibel und umfangreich sind. Hier kommen jedoch auch noch längere Prozessschritte hinzu – Fristen müssen eingehalten und Freigaben eingeholt werden.

Kurze und effiziente Arbeitsabläufe in einem einheitlichen System

Im Gegensatz zu Ihren physikalischen Artgenossen steht eine elektronische Akte jederzeit – ortsunabhängig und standortübergreifend - zur Verfügung. Die Zugriffsberechtigung kann zuverlässig sichergestellt werden. Aktenanlage und Ergänzungsprozesse werden vom System unterstützt, wodurch sich die Qualität der Akten stark verbessert. Durch die elektronische Speicherung, entfällt die Notwendigkeit, geeignete Lagerräume für Dokumente bereitzustellen. Einfache Datensicherungsstrategien stellen sicher, dass wertvolle Informationen vor Verlust – durch Zerstörung, z.B. im Falle eines Brandes oder einer Überschwemmung – geschützt sind.

Je enger eine Dokumentenverwaltung bzw. digitale Akte mit den bestehenden Systemen verzahnt ist, desto besser. Eine Integration in das SAP ERP ist daher eine naheliegende Lösung. Durch Zugriff und Zusammenführung der dort bereits vorhandene Informationen und Prozesse entstehen kurze und effiziente Arbeitsabläufe in einem einheitlichen System.

Am Beispiel von zwei Aktentypen noch einmal einige Vorteile der integrierten Lösung

Die Personalakte

Durch eine digitale Akte in SAP stehen alle diese Informationen zentral, an einem Ort zur Verfügung und können dennoch unternehmensweit genutzt werden. Informationen können jederzeit, schnell gefunden werden, ein Gang ins Archiv entfällt. Akten werden in elektronischer Form z.B. an Vorgesetzte „ausgeliehen“. Gleichzeitig unterstützt das System bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Anschreiben an Mitarbeiter können vorlagenbasiert automatisiert erstellt und mit Daten aus SAP befüllt werden.

Der Bereich Personal ist somit ein klassischer Bereich in dem eine Umstellung auf eine SAP-basierte Aktenlösung große Vorteile in Bezug auf Prozesssicherheit, Zeitersparnis und Arbeitskomfort bringt.

Die Vertragsakte

Ein automatischer Workflow, der die Workflows unterstützt, stellt hier eine große Hilfe dar. Die Zuordnung der Verträge an die richtigen Objekte in SAP in den verschiedenen Bereichen (Einkauf, Vertrieb, Anlagenwartung, usw.), die strukturierte Übersicht über die Dokumente eines Vertrages und die vielfältigen Recherchemöglichkeiten sind nur einige Vorteile.

Strategische Partnerschaft zwischen All for One steeb und xft GmbH

Selbstverständlich gibt es zahlreiche weitere Bereiche in denen elektronische Dokumentenverwaltung bzw. Akten zum Einsatz kommen können und das Thema wird zukünftig immer weiter an Bedeutung gewinnen. Seit 2015 besteht zwischen All for One Steeb AG und der xft GmbH eine strategische Partnerschaft, die neben dem gemeinsamen Know-how im Bereich Dokumentenmanagement in SAP eine große Schnittmenge an gemeinsamen Kunden vereint. Diese Partnerschaft wird nun in Form eines Mittelstandpaketes ausgebaut, das die Aktenlösungen der xft in einem attraktiven Einführungsangebot für den Mittelstand anbietet.

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